Due videoproiettori Barco F80 4K danno nuova linfa alle sale più importanti del Centro Congressi Unione Industriali di Torino. Con il restyling post-covid, la location ora può contare su una regia e un impianto di primo livello. System Integrator Battiston Professional Congress.
Pensando a Torino non possono non venire in mente le sale da thè, le cioccolaterie e naturalmente la Fiat con tutto il suo indotto. Proprio intorno ad essa è gravitata buona parte dell’industria piemontese (che sappiamo essere una delle trainanti a livello economico e tecnologico dell’intero paese) e di conseguenza non è così strano trovare un preminente quartier generale per gli industriali nello stesso capoluogo, munito di un centro congressi privato ben strutturato e apprezzato per la posizione e il prestigio di cui si può fregiare.
Ci riferiamo al Centro Congressi Unione Industriali Torino, creato nel 1992 e che oggi si autodefinisce con ‘due anime’, ossia quella congressuale e quella culturale. La maggior parte degli eventi che qui vengono organizzati è gestita direttamente con personale interno, mentre solo saltuariamente si avvale di fornitori esterni per la conduzione e gestione di attività particolari.
Si lega proprio a questo centro congressi il nuovo caso di successo ad opera di Battiston Professional Congress, azienda che collabora con la location da decenni e che, in virtù di un restyling voluto dalla dirigenza del centro stesso, si è resa protagonista dell’installazione di due videoproiettori Barco serie F80-4K.
La struttura: molteplici attività tutto l’anno
Il Centro Congressi Unione Industriali Torino è composto da quattro sale separate: Agnelli, Piemonte, Torino e Piramide. Il case study oggetto di questo articolo riguarda l’installazione e l’intervento di aggiornamento fatti nelle prime due, più grandi; le altre, polifunzionali, sono gestite dal Circolo La Posta e hanno capienza inferiore. La Sala Piramide (fino a 50 posti) e la Sala Torino (fino a 99 posti) hanno soluzioni modulabili che variano a seconda delle esigenze espositive; possono essere occupate singolarmente o, per la loro contiguità e centralità, utilizzate come uno spazio espositivo, per workshop, conferenze stampa o coffee-break. Accanto a queste sopra citate, poi, l’Unione Industriale ha anche delle sale di rappresentanza che possono a loro volta essere utilizzate per fare eventi di vario genere (ma non congressuali) con un pubblico numericamente più ristretto.
“La direzione sapeva che il mondo delle videoconferenze si sarebbe evoluto in tempi stretti. Un ammodernamento era obbligatorio. Sicuramente bisognava intervenire sulla risoluzione video e sulla stabilità. – E. Battiston
Le quattro sale principali vengono utilizzate continuamente, con cadenze plurisettimanali; in alcuni periodi c’è maggiore attività e in altri meno, ma in ogni caso il Centro Congressi spesso e volentieri ha più ambienti occupati per eventi differenti.
Oggi Battiston Professional Congress (BPC) fornisce un supporto sulle quattro sale del centro in qualità di service A/V ma per arrivare a questo si è dovuto attendere lo stop delle attività con la pandemia. Eugenio Battiston, amministratore di BPC, ci racconta l’evoluzione del rapporto con il Centro Congressi.
La situazione prima dell’aggiornamento video e la decisione di intervenire
«Prima del nostro restyling – spiega Battiston – le sale potevano essere gestite solo in presenza: c’erano delle telecamere che potevano inviare il segnale fuori della sala, ma la regia degli eventi era affidata a service esterni. La qualità video, inoltre, non era quella attuale del 4K».
Perché e come il progetto sia stato affidato a BPC, ce lo dice sempre Battiston: «Noi avevamo da tempo un rapporto di collaborazione con l’Unione Industriali in qualità di service audio video e per la fornitura di servizi di interpretariato. Poi, con la pandemia e i vari lockdown, c’è stato un lungo periodo di fermo attività e in quel frangente la direzione ha preso la decisione di riportare in auge il Centro Congressi. Ci hanno coinvolti in quanto eravamo i referenti principali delle attività di regia fino a quel momento e conoscevamo perfettamente le esigenze del centro e del management».
L’esigenza nata dalle criticità evidenti
«Capire che qualcosa andava fatto è stata una loro consapevolezza e il covid ha soltanto accelerato la decisione. La direzione del Centro Congressi sapeva bene che il mondo delle videoconferenze si sarebbe evoluto e in tempi stretti, per cui un ammodernamento era quasi obbligatorio. Sicuramente bisognava intervenire sulla risoluzione video e sulla stabilità. Non si potevano trasmettere neanche segnali in 1080 dal momento che i proiettori allora on-site erano con matrici WXGA (1280×800). Su questo ho cercato di far capire al committente l’importanza di un salto di qualità, mettendo in secondo piano il resto (che speriamo verrà implementato in futuro), come ad esempio il comparto audio. Ci siamo scontrati con i limiti di budget ma possiamo dire che ci hanno poi seguito, investendo come abbiamo suggerito sui proiettori Barco da 9 mila e 12 mila lumen, che possono contare su 30 mila ore di vita.»
“Siamo molto contenti del cambio di passo che abbiamo ottenuto. Non è soltanto la risoluzione video ad essere migliorata, ma anche la gestione dell’experience congressuale. – F. Deorsola
L’avvio dei lavori, il Covid e la ripresa
Anche nei lavori di aggiornamento si è dovuto tener conto delle complicazioni logistiche.
La Sala Agnelli, infatti, è stata per un periodo adibita a centro di vaccinazione Covid e il system integrator ha dovuto aspettare il completo smantellamento e riassestamento della conference room prima di iniziare la sostituzione dei dispositivi. Non solo; il team di Battiston avrebbe infatti preferito approfittare della pavimentazione portata in piano per l’occasione e operare più stabilmente con il consueto trabattello, ma anche questo non è stato possibile perché la sala doveva al più presto tornare ad essere utilizzabile. .
Al contempo, inoltre, la Sala Piemonte era impraticabile poiché diventata l’area d’appoggio del materiale sgomberato dalla Agnelli.
Grazie alla divisione Service, anche a lavori in corso, BPC ha comunque messo a disposizione gratuitamente del Centro Congressi (che da Pasqua dello scorso anno aveva riaperto al pubblico) le proprie attrezzature, per permettere alla struttura di continuare – almeno parzialmente – le sue attività di conferencing, fintanto che i lavori non fossero ultimati.
In quel periodo non era tanto importante la forma dell’evento quanto la sostanza; la priorità per il management, infatti, era di mettere nuovamente in calendario alcuni meeting e congressi il prima possibile, senza necessariamente attendere la fine dell’aggiornamento tecnologico. Battiston è pertanto riuscito ad accontentare l’esigenza della continuità, ricorrendo al 70% del materiale residente e al 30% rental e adattando di volta in volta gli apparati già disponibili all’evento in programma.
«La fase progettuale ci ha impegnati per circa 3 mesi – spiega Battiston – nel corso del 2021 a cui sono seguiti poi un altro paio di mesi per l’approvazione. Per iniziare i lavori, invece, abbiamo dovuto aspettare che il Centro Congressi tornasse nelle sue condizioni originarie. La Sala Agnelli era diventata infatti un centro di vaccinazione Covid: tutte le sedie erano state sgomberate e lo spazio era stato letteralmente trasformato, eliminando addirittura le pendenze per rendere la sala più omogenea. Ci avrebbe fatto comodo poter iniziare l’installazione del nuovo proiettore prima che l’ambiente tornasse alle condizioni originali, ma non è stato possibile. Abbiamo quindi iniziato i lavori appena l’ambiente è stato ripristinato».
BOX – Il Centro Congressi Unione Industriali Torino, location con due anime
Il Centro Congressi dell’Unione Industriali di Torino, situato a poca distanza dalla Stazione Porta Nuova, è stato istituito nel 1992 con l’intento di realizzare una società di servizi per le attività congressuali proprie e delle aziende associate.
Il centro è stato la risposta alla volontà di creare anche un punto di riferimento a Torino sui temi di maggiore interesse sociale, culturale e di attualità e favorire interessi ed attese del mondo dell’impresa, di enti, club, associazioni nonché dell’opinione pubblica in generale. Il modello gestionale adottato è innovativo e capace di rispondere ad ogni esigenza; qui si tengono oltre 400 eventi l’anno di qualsiasi tipologia (come convention, workshop, cene di gala) e per ognuno è prevista la stessa attenzione organizzativa.
Dal 1992 sono stati progettati, realizzati e gestiti oltre 300 cicli di conferenze. A titolo di esempio, nel 2022 il centro ha ospitato l’ ‘ICNN – International Conference of Clinical Neonatology’ e ‘Andrologia’, eventi congressuali di rilievo internazionale sul tema clinico-medicale, oltre a ‘Ecommerce Day’ e ‘TEDx Torino Salon’.
I risultati ottenuti grazie al progetto duttile
«Per come le abbiamo volutamente sviluppate, oggi le sale interagiscono tra di loro, nel senso che ognuna di esse può fungere da ‘master’ e le altre da ‘slave’. Nessun problema, inoltre, in caso di overbooking in uno degli ambienti, poiché l’impianto allestito consente di proiettare le immagini in una sala adiacente e permettere quindi anche ai partecipanti ‘extra’ di assistere all’evento.»
Sulla qualità e versatilità del progetto, Battiston incalza: «È difficile far capire a volte la differenza tra una web-conference e un video che deve essere trasmesso in streaming (magari in più lingue); solo apparentemente simili, hanno in realtà caratteristiche tecniche ben diverse e devono perciò essere architettati tenendo conto degli obiettivi. Anche perché le piattaforme di streaming trattano i segnali embedding in modi differenti (per esempio: con la traduzione simultanea, Webex crea delle stanze ad hoc, mentre Zoom prevede un menu a tendina per scegliere la lingua preferita).» Nel progettare il sistema, i tecnici di BPC hanno quindi dovuto pensare a obiettivi multipli e garantire il passaggio di grossi flussi di dati.
Oltre a produrre una luminosità sugli schermi imponente rispetto a prima – grazie agli F80 con sorgente laser – entrambe le sale Agnelli e Piemonte ora sono strutturate per la gestione in presenza (con un tecnico presente in cabina) ma anche da remoto, con una regia “parallela” che gestisce i contributi e altri aspetti della registrazione. Il collegamento tra i proiettori e la cabina di regia è un collegamento in fibra, mentre il routing è comunque 4K ed è uno dei punti migliorativi del nuovo progetto. Il video è un embedding con la possibilità di trasmettere 3 lingue di traduzione simultanea (le cabine per gli interpreti sono integrate nella sala regia, ndr).
Normalmente, per gli eventi in presenza è necessaria e sufficiente la supervisione e regia di un solo tecnico. Dove, invece, al cliente serve anche lo streaming dell’evento (e magari persino le funzioni di interpretariato), allora in regia si aggiunge un tecnico in più, che va a posizionarsi in parallelo all’altro operatore. Poi ci sono addirittura situazioni in cui si deve aggiungere un tecnico luci, un operatore per i contributi ecc.. Quando abbiamo progettato la soluzione, sono tutti aspetti che abbiamo dovuto tenere in considerazione».
BOX – Battiston Professional Congress, molto più di un service AV
Battiston Professional Congress (BPC) si occupa da più di vent’anni di tutti gli aspetti tecnici di conferenze, congressi ed eventi online e dal vivo di ogni tipo, offrendo un servizio professionale impeccabile e le migliori tecnologie audio video sul mercato. La società vanta forniture certificate e mette a disposizione del cliente una corposa esperienza tanto nel noleggio quanto nella progettazione e realizzazione di impianti permanenti.
Nata nel 1996, ha sede a Venaria Reale (TO) ed è specializzata nella fornitura, installazione ed utilizzo di impianti di traduzione simultanea, completi di cabine interpreti a norma ISO-4043, conference systems, radiomicrofoni, impianti audio e video professionali, videowall e ledwall.
L’integrazione di sistemi complessi fa parte del know-how tipico di BPC, che si pone come obiettivo di consentire al committente di comunicare al meglio dal vivo, in videoconferenza o in streaming.
Nuove funzionalità grazie a un’integrazione completa
Particolari difficoltà o imprevisti nel portare a termine i lavori? Tutto di routine per Battiston: «Per fortuna non abbiamo riscontrato alcun problema particolare, ma conoscevamo bene l’ambiente e nella progettazione abbiamo quindi valutato ogni dettaglio in via preventiva.
Se proprio vogliamo parlare di un aneddoto, mi viene in mente il momento dell’assemblaggio delle staffe di supporto del videoproiettore in Sala Piemonte, poiché avevamo un controsoffitto di circa 1 metro. Quella situazione ci ha obbligato a mettere un secondo trabattello, usare dei tasselli chimici per maggiore sicurezza, far passare un nostro operatore tra soffitto e controsoffitto… Insomma, è stata una bella sfida.»
La solida partnership tra il Centro Congressi e BPC viene confermata anche dalle soluzioni suggerite da quest’ultima, che mettono al sicuro la location da eventuali breakdown o intoppi tecnici che possono capitare nel corso delle manifestazioni. Oltre a essere presente sempre un operatore del service, infatti, BPC propende per installare nelle varie sale dispositivi più uniformi possibili e ben conosciuti dal team tecnico, per svolgere un intervento di problem solving tempestivo e sicuro in ogni situazione. La logica è semplice: al di là della capacità di intervenire su un guasto, laddove si verificasse un rischio di overbooking, con le sale progettate in modo del tutto analogo, è molto facile deviare tutto sulla sala più grande, senza la necessità di contattare personale esterno e quindi perdere tempo inutilmente.
Il Centro Congressi è tornato infine a pieno regime definitivamente a settembre 2022 e da allora gli eventi sono proseguiti a ritmo incalzante.
Soddisfazione e considerazioni finali
«Siamo fieri di quanto abbiamo ottenuto e di quanto siamo riusciti a creare per il Centro Congressi – dice Battiston – Ora la gestione delle sale è davvero ‘a tempo zero’ per l’avvio di una conferenza, che si traduce in un netto vantaggio per il cliente. Ci piacerebbe agire quanto prima anche su altri aspetti, come ad esempio le telecamere, che potrebbero essere più performanti in termini di versatilità ma aspettiamo che la Direzione del Centro ci dia indicazioni in merito in futuro»
«Siamo molto contenti del cambio di passo che abbiamo ottenuto con il restyling – commenta Federica Deorsola, Event Manager CCUI – Ci rendiamo conto che non è soltanto la risoluzione video ad essere migliorata, ma anche la gestione dell’experience congressuale». ■
Link utili
ccui.it/it/home | exertisproav.it | battistonoleggioaudiovisivi.com