Nella sede Kantar Consulting alle porte di Bologna vengono utilizzati 23 Evoko Liso per il sistema di prenotazione delle sale, 12 Barco ClickShare per la condivisione dei contenuti e 6 BrightSign per il Digital Signage interno.
Kantar Consulting è una società internazionale di consulenza specializzata in vendite e marketing, che ha dalla sua oltre 1.000 analisti, leader di pensiero, sviluppatori di software e consulenti; professionisti che operano conoscendo in anticipo i trend di mercato, pertanto proiettati appieno negli scenari futuri del business.
In un contesto di questo tipo, la collaborazione tra gli esperti di settore è all’ordine del giorno: sono frequenti i meeting, così come numerosi sono gli avvicendamenti tra i professionisti che frequentano annualmente questi ambienti.
Insomma, Kantar Consulting racchiude in sé tutti gli elementi tecnologici che sono in seno al mondo Collaboration, frutto di una progettazione accurata degli spazi, che rispecchia appieno la filosofia aziendale e lo stesso approccio al mercato, come andremo a vedere in questo case study.
Coniugati 3 brand d’eccezione: Barco ClickShare, Evoko Liso e player Brightsign
La struttura è stata allestita con tecnologie d’avanguardia per la gestione intelligente degli spazi condivisi e per favorire una rapida interazione tra i professionisti. Parliamo di 2.500 metri quadrati di superficie, le cui sale sono state attrezzate con Evoko Liso per la gestione coordinata dei meeting, con Barco ClickShare per la condivisione dei contenuti durante le riunioni, con i player BrightSign per la gestione ottimale dei contributi video che appaiono nei tanti monitor presenti in azienda negli spazi comuni. Tutti brand distribuiti da un unico interlocutore, COMM-TEC Italia, il che ha reso ancor più snelle le fasi di progettazione. Ne abbiamo parlato con gli attori che hanno preso parte alla realizzazione: da Fabio Serantoni, CFO Trade Optimisation di Kantar Consulting, che da buon padrone di casa ci ha guidati all’interno della struttura, a Giulio Borghi e Davide Felicani, rispettivamente Product Manager e Key Account Manager di Lantech Longwave, system integrator che ha sviluppato e messo in opera il progetto, per finire a Matteo Ambrosi, Channel Manager di COMM-TE, distributore che si è occupato della fornitura dei dispositivi installati.
Rete di prenotazione condivisa per 23 sale meeting
La predisposizione del sistema di prenotazione delle sale meeting è visibile sin dall’ingresso in azienda. Sono ben 23 gli Evoko Liso installati all’esterno di ogni sala meeting, e in un contesto di design moderno l’impatto è notevole. «Con l’installazione di questi sistemi, è lontano anni luce il ricordo della prenotazione degli spazi fatta da bigliettini fuori porta o da scambio infinito di email per scegliere la tipologia di sala e assicurarsi l’orario stabilito – ci spiega Davide Felicani, Key Account Manager di Lantech Longwave. La sincronizzazione dei dati avviene tramite Microsoft Exchange, Office 365 o Google Apps for Business e rende fruibile il sistema di prenotazione da pc, tablet o smartphone. In questo modo, il calendario viene aggiornato in tempo reale ed è consultabile da remoto così come visibile nei display predisposti fuori da ciascuna sala. In più, affidarsi ad un dispositivo definito manager delle sale consente anche di sfruttarne le funzioni di analisi, statistica e registrazione, il che permette di ottimizzare tempi e usi degli spazi di un ufficio». Diventa semplice pertanto la gestione delle attività, così come è comodo schedulare e articolare da remoto tutti gli incontri della giornata o della settimana, favorendo un notevole risparmio di tempo ed evitando facili contrattempi.
“ Le soluzioni progettate rispecchiano appieno il modello tipico di una sala meeting evoluta: sistemi di prenotazione wireless, condivisione immediata dei contenuti e apparecchiature per un digital signage d’avanguardia – Giulio Borghi
Digital Signage in azienda: gestione dei contenuti affidata ai player BrightSign
Sono diversi i display installati in tutta l’azienda, utilizzati all’occasione come strumenti di comunicazione per i dipendenti o per gli ospiti. Vengono utilizzati per avviare quotidianamente svariati contenuti video, dalle presentazioni aziendali ai filmati di convegni, passando dai messaggi di benvenuto o presentazioni delle proprie soluzioni aziendali. Anche in questo caso, come ci spiega Giulio Borghi, organizzare al meglio l’utilizzo dei display è stato un must, per non lasciare nulla al caso. «Per il coordinamento dei contenuti video di abbiamo preso in considerazione l’utilizzo di 6 BrightSign HD223 – ci dice Giulio Borghi – perché garantiscono affidabilità, così come una longevità duratura. Sono in grado di riprodurre audio e video HD con layout configurabile e consentono di visualizzare video in full HD (1080p60). I BrighSign sono stati collegati a monitor da 65” e 75”, utilizzati tra reception, sala d’attesa e lungo tutti i corridoi dell’azienda. La sede, infatti, viene utilizzata non solo come punto operativo ma anche come luogo dimostrativo delle proprie soluzioni. Grazie a questi dispositivi è possibile organizzare la fruizione dei contenuti, predisponendo diversi scenari di suddivisione degli schermi: dai video da mandare in contemporanea in tutti gli schermi alla gestione separata di ogni singolo monitor, fino alla programmazione di blocchi di monitor per video da visualizzare solo in determinate zone dell’azienda. Il cliente ha apprezzato molto questo tipo di soluzione – conclude Giulio Borghi. Anche in questo caso, sono lontani i tempi in cui per mandare dei video aziendali, ci si doveva munire di chiavetta USB da inserire dietro ciascun display»
Il meeting parte subito, senza intoppi di carattere tecnico
Se finora abbiamo parlato di dinamicità aziendale, non poteva mancare un sistema di sharing dei contenuti nelle sale meeting. La soluzione scelta da Kantar è stata Barco ClickShare, nello specifico il modello CSE-200. Ne sono stati predisposti 12, in altrettante sale. «Premi un pulsante e condividi i tuoi contenuti. Ancora oggi questo dispositivo desta stupore tra i professionisti che si apprestano ad iniziare un meeting e vanno alla ricerca dei cavi da collegare al proprio device, pensando di doverlo settare per poter condividere la propria presentazione – è quanto afferma Matteo Ambrosi, manager del canale Collaboration di COMM-TEC Italia. E invece no, niente cavi, nessun set-up e zero tempi di attesa per partecipare. I sistemi di Collaboration hanno avuto un notevole incremento negli ultimi anni, l’idea di ottimizzare i tempi e la qualità di un incontro, senza dover sempre ricorrere ad interventi tecnici per la predisposizione ottimale dei partecipanti alla riunione, è un must del quale le aziende non vogliono più privarsi.
“ Affidarsi a ClickShare CSE-200 è stata una scelta ottimale; per i professionisti di Kantar interagire è ora più facile e partecipare ad una riunione diventa piacevole – Matteo Ambrosi
La scelta di Kantar Consulting di affidarsi al CSE-200 è stata ottimale e tarata su misura, perché oltre a dare la possibilità di connettere fino a 16 utenti contemporaneamente, offre un livello di sicurezza avanzato può essere impostato su uno dei tre livelli di sicurezza predefiniti, a seconda delle politiche e le esigenze della società. In queste condizioni, oltre che ritrovarsi in sale meeting spesso dall’aspetto sempre ordinato e decoroso, prendere parte ad una riunione diventa addirittura piacevole»
Curare la collaborazione in azienda: il parere del Chief Financial Officer di Kantar
«Mi sono occupato personalmente dei processi di ristrutturazione di tutto il building – interviene Fabio Serantoni, CFO Trade Optimisation di Kantar Consulting. Il complesso in cui ora ci troviamo, costruito negli anni ’70, ha subito una profonda ristrutturazione seguendo le logiche di una trasformazione industriale che ha visto le aziende presenti passare da produttive a terziarie. Oggi, questo Business Center, situato nel Worklife Innovation Hub, il centro direzionale considerato come il più evoluto dell’Emilia Romagna, ospita tutte aziende che operano nel settore informatico. Nel nostro caso – conclude Serantoni – abbiamo voluto dotarci di strumenti tecnologici adeguati a mantenere alto il livello di dinamicità lavorativa. Così, abbiamo immediatamente pensato di rendere fluida la comunicazione e l’organizzazione interna e di impostare al meglio la comunicazione verso i clienti e l’interazione con i professionisti con i quali ci confrontiamo ogni giorno. Vivo quotidianamente l’ufficio e scopro giorno dopo giorno i vantaggi di avere scelto dispositivi tecnologici competitivi, perfettamente in linea con l’organizzazione avveniristica della nostra azienda».
Link utili
Kantar Consulting
Lantech Longwave
Comm-Tec
Persone intervistate
Fabio Serantoni,
CFO, Kantar Consulting
Giulio Borghi,
Product Manager, Lantech Longwave
Matteo Ambrosi, Channel Manager settore Collaboration COMM-TEC Italia