La sede italiana dello studio Freshfields Bruckhaus Deringer a Milano riorganizza la superficie utilizzata in precedenza dalla biblioteca a favore di uno spazio polifunzionale, dotato di pareti manovrabili, per garantire flessibilità e fruibilità a riunioni ed eventi training. Telecamere motorizzate potenziano l’efficacia della funzione ‘videoconferenza’. Progettazione e installazione a cura di Tagliabue Sistemi.
▶ Freshfields Bruckhaus Deringer è uno studio di consulenza legale internazionale con sedi in tutto il mondo. Opera nel settore dei servizi di consulenza professionale, legale e tributaria. La sua clientela di riferimento è rappresentata dai principali player del mondo finanziario.
Nella sede di Milano, l’emergere di nuove esigenze sul piano della flessibilità ha reso necessario un rinnovamento tecnologico e architettonico della sala biblioteca, trasformata in uno spazio di incontro con i clienti, con l’obiettivo di ricavarne ambienti polifunzionali per organizzare riunioni, eventi di training e convegni.
In particolare, è stato realizzato un nuovo layout che consente di separare, tramite pareti manovrabili, l’ambiente principale suddividendolo in tre spazi indipendenti; lo stesso ambiente può, in alternativa, rimanere unito in un’unica grande sala che raggiunge una superficie di 90 mq.
È stata installata una nuova dotazione tecnologica per migliorare le attività di collaborazione e condivisione e garantire prestazioni in videoconferenza di alta qualità.
Si è occupato della progettazione e dell’installazione Tagliabue Sistemi che ha fornito un arredo studiato ad hoc.
Approfondiscono le tematiche: Andrea Corbetta, Chief Financial Officer, Freshfields Bruckhaus Deringer Italia; Lorenzo Galbiati, direttore dei lavori, Studio CBRE e Corrado Tagliabue, Direttore Vendite, Tagliabue Sistemi.
La sfida: flessibilità e condivisione degli spazi, tecnologia invisibile
Al centro del progetto c’era innanzitutto il desiderio di creare spazi dedicati a diverse attività, capaci di ospitare dalla riunione (con collegamenti anche da remoto tramite videoconferenza) all’incontro di training. Alla radice, la volontà dello studio di migliorare la fruibilità di questi ambienti di scambio per favorire la collaborazione interna – tra le diverse sedi – ed esterna, tra Freshfields e i clienti.
Come sottolinea Andrea Corbetta: «Una caratteristica dello studio è quella di mantenere con i nostri clienti uno scambio costante, quotidiano. Per questo motivo condividiamo spesso anche i nostri spazi polifunzionali ospitandoli in sede per confronti, incontri, eventi. Questo lavoro di team viene riconosciuto dai nostri clienti come un forte valore aggiunto in termini di servizio».
Lo spazio dove avviene l’incontro con i clienti, quindi, assume un’importanza rilevante. «Nel nostro studio – prosegue Andrea Corbetta – la ‘library’ ha sempre rappresentato un ambiente molto importante tra quelli dedicati all’incontro con i clienti. Nel tempo si è ridotta la funzione della libreria in senso stretto [l’avvento del digitale ha ridotto la necessità di consultare volumi cartacei – ndr] ma, per contro, sono emerse nuove occasioni per sfruttare questo spazio, legate soprattutto all’organizzazione di eventi di tipo formativo e divulgativo, occasioni grazie a cui creiamo un contatto costante con la nostra clientela [vedi box dedicato – ndr]. Si è dunque man mano delineata l’esigenza di rimodulare lo spazio per consentirci di poter fruire degli ambienti in modo più agile».
“ Modificare la funzione degli spazi è semplice perché l’arredo è polifunzionale e la tecnologia viene riconfigurata da semplici scenari domotici – Andrea Corbetta
La superficie dedicata alla precedente biblioteca è stata riorganizzata per essere fruibile:
– come spazio unico, per un totale di circa 90 mq; lo Studio Freshfields Bruckhaus Deringer desiderava che questo spazio potesse diventare anche un piccolo auditorium, con tutti i servizi tecnologici integrati necessari a organizzare eventi di diverso tipo;
– in due o tre ambienti diversi, divisi da pareti manovrabili.
Per quanto riguarda la scelta delle tecnologie che avrebbero reso operativi i nuovi spazi, spiega Andrea Corbetta: «Avevamo bisogno di strumenti che garantissero il massimo grado di fruibilità e che potessero essere adoperati agevolmente da tutti. Questo per noi è un aspetto fondamentale: lavoriamo dalle 8 del mattino alle 21 di sera, non è pensabile avere dei tecnici a supporto sempre a disposizione».
La soluzione: nuova struttura di comunicazione e collaborazione
La tecnologia, in quest’attività di riconfigurazione dello spazio, riveste un ruolo importante perché, oltre a garantire le prestazioni richieste, deve essere facile da usare e per nulla invasiva in termini di interior design. La parziale riorganizzazione del layout effettuata nello Studio Freshfields è un esempio di come oggi si evolvono in chiave digitale gli spazi all’interno di una struttura corporate. In particolare, ci sono due principali aspetti da soddisfare: l’arredo flessibile, tipico di una struttura polifunzionale, e la dotazione tecnologica, dettata dalla ‘digital transformation’, che oggi impatta sempre più profondamente nella produttività ed esercita una leva competitiva.
Entrando nello specifico di questa esperienza, evidenziamo che il system integrator Tagliabue Sistemi ha realizzato un’infrastruttura wireless e cablata con cavi Cat 6A per distribuire i segnali Audio, Video e Controlli evitando di utilizzare, per evidenti motivi di sicurezza, la rete dati alla quale sono collegati server e computer dello Studio.
Inoltre, la scelta del cavo Cat 6A è da apprezzare anche in ottica ‘future proof’, essendo questo idoneo per veicolare i segnali video di risoluzione UltraHD-4K. Come abbiamo accennato la soluzione si attua su due livelli:
– arredo componibile e riconfigurabile, i tavoli riunione sono composti da elementi ripiegabili, dotati di ruote, quindi facilmente spostabili;
– elementi tecnologici che si attivano e si predispongono in base allo scenario domotico associato, per semplificare al massimo l’utilizzo.
In fase di progettazione sono stati sviluppati due diversi layout per simulare la suddivisione dell’intera superficie in tre sale diverse e per identificare le posizioni corrette di tutte le torrette e delle derivazioni AV.
Le tre sale sono dotate di un sistema di distribuzione audio/video a tre zone che varia la configurazione in base alla necessità tramite un sistema domotico sviluppato da Tagliabue Sistemi. Richiamando i tre scenari associati (Sala A, Sala A+B, Sala A+B+C) si attiva il layout da utilizzare che impatta non solo sui sistemi AV ma anche su illuminazione e tendaggi. Il rack di sistema è stato alloggiato in una nicchia ricavata in un arredo (mobiletto) e comprende la matrice HDBaseT 8×8 e il mixer video. Ecco quali prestazioni sono state implementate nella Sala principale e nelle due Sale più piccole.
SALA PRINCIPALE – Questo spazio assolve la funzione di sala conferenze e training room; sono stati definiti due scenari dedicati che, una volta selezionati, predispongono automaticamente i device da utilizzare.
Il tavolo relatore, posizionato parallelo allo schermo, è composto da elementi d’arredo mobili -nello specifico tavoli pieghevoli a libro dotati di ruote – per variare la superficie e semplificare l’allestimento quando la sala cambia la destinazione d’uso. Le sedute sono dotate di tavoletta.
“ Questo progetto dimostra quanto la tecnologia possa essere flessibile e facile da usare, proprio come un ambiente polifunzionale richiede – Corrado Tagliabue
Sul fronte tecnologico, il videoproiettore con luminosità di 6mila lumen, proietta su uno schermo motorizzato da 240 cm di base. Sotto lo schermo, appoggiata su un manufatto di legno in armonia con gli arredi, è stata posizionata una telecamera collegata direttamente al codec di videoconferenza; possiede un supporto motorizzato che si attiva – spostando in avanti la camera di 30 cm – quando viene selezionato lo scenario ‘modalità riunione’. La Sala Principale è dotata di altre tre telecamere PTZ per garantire una copertura totale: due sono rivolte verso il tavolo relatori mentre la terza inquadra le sedute per riprendere l’intervento di un partecipante.
In una videoconferenza possono essere utilizzate tutte le telecamere. Per gestire transizioni morbide quando la ripresa commuta da una telecamera all’altra – quindi per ottenere un video sempre fluido – è stato previsto un mixer video.
Durante le operazioni di installazione – racconta Corrado Tagliabue – è stato necessario intervenire su una criticità: «Per rispettare un vincolo architettonico abbiamo dovuto spostare più in avanti il telo di proiezione rispetto alla sua posizione ideale, ossia adiacente alla parete. Così facendo però il telo svolto avrebbe coperto parzialmente l’inquadratura della telecamera posizionata più sotto, creando zone d’ombra. Per questo motivo abbiamo sviluppato una soluzione motorizzata che durante le sessioni di videoconferenza sposta in avanti la telecamera, posta su un mobiletto costruito su misura. In questo modo non solo abbiamo risolto il problema ma anche rispettato l’eleganza dell’ambiente».
SALE MINORI – Sono due, dedicate a riunioni e dotate ognuna di un monitor ‘a scomparsa’ posizionato all’interno di un mobile provvisto di rotelle, realizzato per essere spostato nella posizione più comoda. Quando il monitor è spento rimane all’interno del mobile, e non impatta con il layout estetico. Quando, invece, il monitor viene acceso una meccanica motorizzata di precisione installata all’interno del mobile lo eleva, facendolo fuoriuscire all’altezza desiderata. Questi monitor, in modalità ‘Sala Principale’ assolvono la funzione di monitor di rinforzo.
FRESHFIELDS BRUCKHAUS DERINGER: LE ATTIVITÀ DI FORMAZIONE E AGGIORNAMENTO PROFESSIONALE
Con la ristrutturazione degli spazi e il potenziamento della dotazione tecnologica lo studio Freshfields Bruckhaus Deringer ha potuto lavorare meglio anche sull’organizzazione di incontri in ambito formativo. Come puntualizza Andrea Corbetta: «Durante l’anno il nostro studio organizza diversi eventi – anche due volte al mese – su questioni e argomenti specifici e per coinvolgere i clienti o rispondere puntualmente a temi di attualità. Questa parte del servizio che offriamo alla nostra clientela è pensata come modalità proattiva, per informare e creare un dialogo al di là del puro rapporto consulenziale classico, dove rispondiamo a un’esigenza specifica sollevata dal cliente. Spesso è questo aspetto formativo e informativo ad indurre i nostri clienti ad affidarsi a noi; grazie al rinnovamento degli spazi e al supporto dei sistemi installati da Tagliabue Sistemi, conclude Corbetta, lo Studio può organizzare più agilmente questi incontri e gestirli meglio»
La soddisfazione dell’utente finale
Come ha raccontato Andrea Corbetta, lo studio è molto soddisfatto del risultato raggiunto: «Grazie alla flessibilità e alla facilità d’uso che le contraddistingue, il tasso di utilizzo di queste sale è molto elevato. Ora è possibile svolgere una riunione interna con poche persone oppure un meeting in videoconferenza collegandosi con una sede esterna. La dotazione tecnologica consente di trasmettere presentazioni, condividere sui monitor o in videoproiezione dati e documenti. Inoltre, la soluzione adottata permette di gestire ‘in house’ tutte le operazioni di allestimento delle sale con estrema rapidità: se organizziamo un evento serale, la mattina successiva siamo ora in condizione di pianificare un’attività diversa, ad esempio: suddividere lo spazio per organizzare una conferenza, con un servizio catering contiguo. È reale la possibilità di ripristinare gli ambienti in modo semplice. Questa caratteristica polifunzionale fa sì che gli spazi siano perfettamente flessibili e totalmente al servizio di chi li adopera».
Un ulteriore vantaggio è dato dalla diminuzione degli spostamenti dei collaboratori che, grazie alle tecnologie UCC (Unified Communications & Collaboration), facilmente utilizzabili da chiunque, possono lavorare insieme a distanza.
Ha contribuito a questo successo la condivisione del lavoro di studio e progettazione sinergico tra Freshfields e Tagliabue Sistemi; quest’ultimo è stato in grado di raccogliere gli specifici desiderata del cliente finale e di orientare con precisione i lavori sin dalle prime fasi. Come dichiara Andrea Corbetta: «Ci siamo confrontati molto durante lo sviluppo del progetto per capire come le soluzioni potessero effettivamente rispondere alle nostre esigenze. Spesso l’utente finale non ha le conoscenze per immaginare certe soluzioni; però, quando il dialogo è costruttivo, le soluzioni proposte dall’integratore trovano subito un immediato riscontro; proprio questo è accaduto con il nostro progetto». Un altro punto di valore che Corbetta riconosce a Tagliabue Sistemi è la capacità di garantire un lavoro completo, ‘chiavi in mano’: «Tagliabue Sistemi ha fornito al nostro studio una soluzione funzionale a tutto tondo; non abbiamo dovuto ricorrere a nessun altro fornitore per l’intero progetto».
ARCHITETTO LORENZO GALBIATI, STUDIO CBRE
«Il progetto di restacking del piano clienti degli uffici di Freshfields Bruckhaus Deringer – commenta l’Architetto Galbiati – ha avuto come driver principale la volontà del cliente di rendere l’intervento meno visibile possibile all’utente finale, realizzando sale meeting del tutto simili a quelle già esistenti al piano. L’esigenza di avere sale riconfigurabili dotate di tecnologie audiovisive avanzate si è sommata alla volontà di realizzare spazi di alta rappresentanza, adeguati al livello del business di FBD. Abbiamo gestito questi aspetti collaborando con Tagliabue Sistemi. Questo approccio ci ha permesso di individuare dispositivi efficienti e poco invasivi, che sono stati inseriti in arredi in legno massello di douglass realizzati su misura. Lo studio della tecnologia e l’approccio di progettazione integrata tra dettaglio architettonico e dotazione tecnologica ci ha permesso di superare le aspettative del Cliente, che vive oggi uno spazio dalle linee classiche con le possibilità d’uso tipiche degli uffici più all’avanguardia».
Il valore aggiunto di un system integrator competente nell’arredo
Con l’avvento della Digital Transformation e l’aumentare della complessità delle installazioni, il mercato richiede ai system integrator competenze tecnologiche sempre più trasversali, multidisciplinari, aggiornate adeguatamente. Non solo: poiché nel corporate oggi la tecnologia è integrata nell’arredo, è utile che la trasversalità delle competenze tocchi ambiti di design che consentano di inglobare le tecnologie negli ambienti in modo adeguato e armonico. Per adottare soluzioni eleganti, funzionali e affidabili nel tempo, è dunque necessario dialogare con system integrator competenti nella costruzione di mobili, oltre che nella tecnologia AVC. Di più: per ottenere una soluzione davvero user friendly, quindi facile da utilizzare, è necessario anche configurare un sistema domotico, programmato per scenari, che renda l’utente davvero ‘padrone’ dello spazio che vive. Il progetto sviluppato da Tagliabue Sistemi per Freshfields soddisfa questi requisiti, che determinano una user experience elevata, capace di soddisfare il cliente. ■
Link utili
freshfields.com
tagliabuesistemi.com
Persone intervistate
Andrea Corbetta, Chief Financial Officer, Freshfields Bruckhaus Deringer, Milano
Corrado Tagliabue, Direttore Vendite, Tagliabue Sistemi
Lorenzo Galbiati, Architetto, Studio CBRE