L’ufficio milanese dello studio Legance si rinnova adottando tecnologie smart per favorire un lavoro più efficace, migliorare la produttività e la collaboration. Gli interventi, non invasivi, hanno riguardato soprattutto l’auditorium, la boardroom e le sale riunioni arredate con le ‘videoconference-wall’ di Tagliabue Sistemi.
Legance è una realtà giovane e internazionale con sedi a Milano, Roma, New York e Londra che da 11 anni offre servizi di consulenza legale. In occasione del cambio sede – da Via Dante a Via Broletto – si è deciso di rinnovare completamente gli uffici di Milano. Per la nuova sede sono stati realizzati:
– 13 sale riunioni dotate di parete videoconference wall (coordinata nell’arredo) con tecnologia integrata, infrastruttura Cisco di videoconferenza on-premises, monitor di grande formato;
– auditorium polifunzionale con pedana motorizzata, videoproiettore, 4 monitor di grande formato e 4 telecamere PTZ.
– boardroom con sistema videoconference e telecamere a puntamento automatico.
Tutti gli ambienti sono dotati di funzione Room Booking. Il progetto è nato con l’obiettivo di creare armonia tra un palazzo storico – la nuova sede di Legance a Milano, superficie totale di 7.000 mq – e le moderne tecnologie di condivisione finalizzate a connettere 250 professionisti, clienti e fornitori in tutto il mondo.
Si sono occupati della progettazione e dell’installazione Tagliabue Sistemi, con la collaborazione dell’architetto Lorena Airaldi dello studio Paloma Architects (direzioni lavori) e dell’Ingegner Stefano Melucci di NCA Engineering.
La tecnologia è stata fornita da Tagliabue Sistemi (general contractor), in collaborazione con Matic Mind.
Approfondiscono le tematiche: Nathalie François-Koublanovsky, Office Manager; Pier Paolo Vallerini, Facility Specialist; Elisa Zetti, Responsabile Comunicazione e Rapporti Istituzionali; Davide Sacco, Senior Help Desk, Legance; Corrado Tagliabue Direttore Vendite di Tagliabue Sistemi; Lorena Iraldi, Partner architect, Paloma Architects.
La sfida: integrare tecnologie facilmente fruibili, flessibili ed eleganti
Motore del progetto, la volontà di rendere più smart la nuova sede, con l’obiettivo specifico di migliorare l’efficienza delle sale riunioni, dell’auditorium e della boardroom.
«Avevamo bisogno di una dotazione tecnologica che ci consentisse di ridurre gli spostamenti e collaborare di più, di soluzioni innovative che ci permettessero di stare in una sala riunione e rendere il nostro lavoro davvero efficiente», commenta Nathalie François-Koublanovsky, rispetto alla necessità urgente di nuove tecnologie.
«L’esigenza fondamentale – spiega Davide Sacco – era quella di avere in ogni sala soluzioni facili da usare, flessibili, utilizzabili nel lavoro quotidiano».
Sulla stessa linea Pier Paolo Vallerini: «La tecnologia doveva rappresentare un aiuto concreto, uno strumento per avvicinare le persone e per migliorare l’intero sistema comunicativo. Immaginavamo un sistema agile, per comunicare non solo con grandi realtà strutturate e dotate di sistemi analoghi, ma anche con il privato».
Un rinnovamento simile, come racconta Nathalie François-Koublanovsky, non sarebbe stato possibile nella sede precedente: «In Via Dante alcuni aspetti architettonici e d’arredo erano di ostacolo all’efficienza degli spazi».
“ La dotazione tecnologica è ‘future proof’, predisposta per utilizzare l’auditorium come luogo dove realizzare eventi e conferenze – Nathalie François-Koublanovsky
La soluzione: nuova struttura di comunicazione
Per dare forma alle intenzioni, ci racconta Corrado Tagliabue, si è intervenuti coinvolgendo tre ambienti: le sale riunioni, la boardroom e l’auditorium.
In tutti questi ambienti è stata installata un’infrastruttura di videoconferenza on-premises per la trasmissione dati e video, con priorità sul traffico video. Con il protocollo SIP su rete MPLS si è riusciti a rispondere alla duplice esigenza di garantire una trasmissione sicura dei contenuti tra le sedi di Milano, Roma, Londra, New York e di avere sempre immagini di qualità, particolarmente definite e in alta risoluzione.
L’utilizzo della piattaforma Cisco Webex, il software UCC scelto per supportare la comunicazione e il lavoro in team, consente una collaborazione agile anche con i professionisti esterni.
Entrando nel merito dei diversi ambienti, ecco le peculiarità principali:
SALE RIUNIONI – Gli ambienti coinvolti da questa ristrutturazione sono stati 13, ciascuno con una metratura specifica. In ogni sala riunione sono stati installati monitor con diverse dimensioni, da 55 a 85 pollici – a seconda della grandezza della sale – per garantire una visualizzazione confortevole dei contenuti. Ogni sala è dotata di un monitor principale, un sistema di videoconferenza Cisco e un’interfaccia touch che integra la domotica sviluppata da Tagliabue Sistemi. Da questa singola interfaccia, infatti, si possono gestire più funzionalità, sia a livello UCC che domotico (es. chiamate video, sorgenti da visualizzare sul monitor principale, distribuzione dei segnali a monitor di supporto e altre periferiche, tendaggio e illuminazione dei diversi ambienti). In alcune sale meeting si è pensato di installare anche i Big Pad Sharp da 80”.
L’utente può collegarsi con il proprio laptop per gestire la presentazione direttamente dal monitor. Per favorire una migliore organizzazione del lavoro è attivo anche un sistema di prenotazione delle sale meeting: grazie a un plug-in di Exchange si ha la possibilità, con un solo click, di accedere all’elenco di tutti gli spazi a disposizione, verificarne la disponibilità, prenotarli.
BOARDROOM – La sala è particolarmente elegante, con affreschi a soffitto e ampia vetrata che guarda sul giardino interno. Come racconta Corrado Tagliabue, per quanto riguarda la boardroom, l’idea è stata quella di realizzare una sala polivalente con tavoli pieghevoli facilmente removibili, pozzetti per la connettività e un sistema videoconference capace di gestire il puntamento automatico delle telecamere.
Quest’ultima funzionalità permette di effettuare riprese in primo piano, per cogliere l’espressione di chi sta parlando: in base a dove è seduta la persona e al microfono che lui stesso attiva, la telecamera riconosce la posizione e si orienta automaticamente; quando più persone partecipano alla discussione, il sistema utilizza la ripresa panoramica a campo lungo, per evitare continui spostamenti.
AUDITORIUM – Per questo contesto il cliente ha richiesto di progettare un ambiente polifunzionale che potesse trasformarsi, a seconda delle esigenze, in auditorium, spazio per talk show, area catering, ecc.
La visualizzazione delle immagini viene affidata ad un videoproiettore Epson EB-L1500U che proietta su uno schermo da 300 cm di base. Ai lati dello schermo, due monitor da 85’’ consentono di mostrare alla platea materiali a supporto della videoproiezione, garantendo una combinazione ideale fra contenuti differenti (power point, fotografie, pagine web ecc.). A metà sala, altri due monitor da 55 pollici vengono utilizzati per replicare i contenuti e garantire la leggibilità ai partecipanti seduti nelle file di poltrone più distanti dal palco.
“ Abbiamo raggiunto un obiettivo importante: disporre di spazi molto flessibili, dotati di una tecnologia sofisticata ma facile da usare – Davide Sacco
Un elemento che contraddistingue questo ambiente è la pedana motorizzata, che si eleva quando si vuole dare più enfasi all’attività di talk show, soprattutto nel caso in cui il relatore non abbia una videoproiezione a supportare il suo speech; si abbassa a filo pavimento quando invece è prevista una proiezione a supporto e si vuole garantire una migliore leggibilità dei contenuti o per fruire servizi di catering.
La soluzione audio, realizzata con diffusori line-array Panaray, RoomMatch e subwoofer compatti di Bose, è stata progettata per garantire un’intellegibilità del parlato di elevata qualità e una pressione acustica omogenea in tutto l’ambiente. Le attività di Conferencing vengono gestite dal processore ControlSpace EX-1280 con Dante nativo, espandibile in ottica future proof.
Il podio a disposizione del relatore, realizzato interamente da Tagliabue Sistemi, integra un monitor touch per gestire le presentazioni e altre funzionalità oltre al microfono Shure, presente anche al tavolo dei relatori.
Grazie ai sistemi di regia e videoconferenza Cisco è possibile:
a) garantire facilmente l’utilizzo di scenari preconfigurati anche a personale non esperto;
b) accedere a preview video che visualizzano i documenti prima che vengano proiettati in sala;
“ Le nostre soluzioni d’arredo, che rendono la tecnologia invisibile si sono rivelate importanti punti di forza – Corrado Tagliabue
c) effettuare il collegamento in videoconferenza con le altre sale;
d) utilizzare, per il relatore, il monitor touch integrato nel podio come lavagna di scrittura.
Un altro aspetto interessante dell’installazione è la possibilità di registrare localmente o inviare in streaming le riprese degli eventi organizzati. Per questo motivo sono state installate 4 telecamere PTZ – 2 per il pubblico e 2 per i relatori – con la possibilità di gestire dissolvenze tramite un mixer dedicato.
LEGANCE: GLI EVENTI FORMATIVI
Elisa Zetti spiega come la crescita dell’elemento tecnologico abbia favorito l’emergere di nuovi fabbisogni e interessi formativi: «Parto da un semplice numero: l’anno scorso – nell’intero 2018 – abbiamo organizzato 26 eventi; quest’anno in sei mesi abbiamo già raggiunto lo stesso numero. Nell’intero anno 2019 ne abbiamo programmati 54. Avere uno spazio più ampio con una tecnologia in grado di effettuare collegamenti ad alta qualità fra le nostri sedi ha aumentato il numero di eventi in auditorium rivolti ai nostri principali target di riferimento. Si organizzano seminari interni – ogni settimana ne abbiamo uno in programma – e altri eventi per la formazione continua. Attività che nella sede precedente non riuscivamo a programmare per mancanza di spazi adeguati. Più in generale, la tecnologia rappresenta per noi uno stimolo alla creatività e alla partecipazione collettiva, è cresciuta fra i nostri dipendenti e collaboratori il coinvolgimento nell’attività dello studio».
Videoconference-Wall integrata nelle 13 sale riunioni: soluzione architettonica non invasiva
Il lavoro di integrazione realizzato da Tagliabue Sistemi ha dovuto affrontare un’ulteriore criticità, perché la sede Legance di Milano è situata in un palazzo d’epoca. La tecnologia non avrebbe mai dovuto essere invasiva, anche nel rispetto degli elementi di interior design. Nelle 13 sale riunione, ad esempio, sono stati resi invisibili i cavi e le canaline di cablaggio.
Come afferma Corrado Tagliabue: «Per semplificare l’installazione e ridurre l’intervento impiantistico, in ognuna delle 13 sale riunione è presente una Videoconference Wall, una controparete attrezzata autoportante che integra al suo interno tutte le apparecchiature della sala con il cablaggio dedicato. Questa parete attrezzata ha la particolarità di essere poco profonda perché i device vengono posizionati in verticale anziché, come accade di solito, appoggiati su un piano. La pannellatura inferiore, quindi, raccoglie tutte le periferiche – amplificatori, mixer, codec, ecc.; quella superiore, invece, integra il monitor touch con il sistema di videoconferenza di Cisco mentre le fasce laterali, ispezionabili, ospitano i diffusori acustici. La parete attrezzata ha un controtelaio che crea un cavedio per il passaggio dei cavi. Per rendere operativa la parete Videoconference Wall è necessario collegarla soltanto ad un punto rete e all’alimentazione a 230 Vac».
La ricerca della convergenza tra funzionlità ed estetica
Lorena Iraldi ha sottolineato come elemento di valore del progetto proprio l’integrazione armonica ottenuta tra tecnologie ed elementi classici dello spazio architettonico: «Tagliabue Sistemi doveva garantire la massima efficacia dei sistemi di video-conference e collaboration, ma facendo in modo che le tecnologie non intaccassero l’architettura storica del luogo, un edificio risalente al 1400 – spiega l’architetto, che quindi sottolinea – Un aiuto fondamentale è stato dato dagli elementi-contenitore per schermi progettati e realizzati da Tagliabue stessa, in grado di garantire funzionalità ed estetica». Sulla collaborazione con il system integrator Iraldi commenta: «C’è stata una coesione perfetta tra noi e loro, un dialogo fluido dove ciascuno portava il proprio mondo e le proprie competenze senza prevaricazioni; lo sforzo di tutti è stato sempre solo convergere verso quell’obiettivo di efficienza ed eleganza che il progetto doveva restituire».
IL VALORE DIFFERENZIANTE DI TAGLIABUE SISTEMI: PROGETTAZIONE AV E PRODUZIONE DI ARREDI ‘MULTIMEDIALI’
In 35 anni di attività Tagliabue Sistemi ha sviluppato una competenza trasversale distintiva, che si concretizza da un lato nella forte competenza in materia di progettazione di sistemi AV per uffici e aule didattiche, dall’altro nella produzione di elementi d’arredo del tutto peculiari: pensati per ‘nascondere’ la tecnologia, sono concepiti per elevare la user experience del cliente finale che viene messo in condizione di incrementare la propria produttività.
Questa competenza ‘allargata’ consente a Tagliabue Sistemi di dialogare facilmente con i vari professionisti coinvolti nel progetto, come gli architetti e gli interior designer, evitando incomprensioni e attriti che possono pregiudicare l’efficacia del risultato finale. Nelle dinamiche che distinguono la fase di progettazione e realizzazione Tagliabue Sistemi possiede il ‘know how’ per interpretare il ruolo di contract-solution e partner unico che progetta, arreda e attrezza sale e aule personalizzate integrando design, ergonomia e tecnologia.
Link utili
Legance
Paloma Architects
Tagliabue Sistemi
Nathalie François Koublanovsky
Office Manager, Legance
Davide Sacco
Senior Help Desk, Legance
Elisa Zetti
Responsabile Comunicazione e Rapporti Istituzionali, Legance
Lorena Iraldi
Partner architect, Paloma Architects
PierPaolo Vallerini Facility Specialist, Legance
Corrado Tagliabue
Direttore Vendite, Tagliabue Sistemi