Come far funzionare una riunione da remoto? Quali sono i passaggi chiave che un’azienda dovrebbe seguire per gestire in maniera più efficace le riunioni lavorando da remoto? Ecco la risposta in 5 punti...
Con il Coronavirus che ha spinto sempre più verso l’home office, molte aziende si stanno interrogando di più e con un maggiore grado di approfondimento sul tema “riunioni da remoto”. Cristopher Parker Senior Product Manager, Europe – Visual Solutions, Sharp, delinea alcuni passaggi chiave che ogni azienda dovrebbe seguire per rendere il lavoro a distanza una parte ancora più solida della propria strategia aziendale oggi.
Si tengono riunioni per molteplici ragioni, per trasmettere informazioni, per prendere decisioni, per fare brainstorming e semplicemente per socializzare. La ricerca condotta da Censuswide per conto di Sharp Europe ha rilevato che l’impiegato medio trascorre 17 ore al mese in riunioni, costando all’azienda circa £ 3.000 per lavoratore all’anno, solamente per le riunioni.
Dunque, sappiamo che le riunioni sono elementi importanti per qualsiasi azienda. Tuttavia, come abbiamo visto con la recente epidemia di Coronavirus, la natura e la location delle riunioni moderne sta cambiando. Ciò ha comportato un notevole aumento del lavoro a distanza, nonché la formazione del personale su come utilizzarlo in modo efficace.
1 – Scegli la tecnologia giusta
È fondamentale adottare la giusta tecnologia. Ciò significa disporre di una connessione Internet veloce e, soprattutto, avere accesso a funzionalità di video e audio conferenza di alta qualità, in quanto poter vedere e non solo ascoltare chi è in linea è indispensabile per il coinvolgimento e l’interazione.
Il dott. Nigel Oseland, Psicologo Ambientale e del Luogo di Lavoro Senza Limiti, che ha lavorato alla ricerca per il nostro report, ritiene che ciò sia fondamentale per la riuscita di qualsiasi riunione. Ha detto: “Quando si partecipa ad una videoconferenza, le riunioni tendono ad avere una dinamica diversa. Non solo è più facile per le persone distrarsi, ma è anche più probabile che ai partecipanti sfuggano degli indizi visivi sul modo in cui le persone socializzano quando sono in video rispetto a quando sono di persona”.
Non sono solo i partecipanti alla riunione a sfruttare i benefici del video, ma anche il presentatore ha un ruolo da svolgere. Essere in grado di vedere il proprio pubblico ti consente di vedere se ti stai facendo capire e se devi enfatizzare o riformulare le informazioni che sono già state condivise.
Pertanto, la scelta della tecnologia giusta per le tue riunioni da remoto migliorerà la comunicazione verbale e non verbale, favorendo così una migliore esperienza di riunione.
2 – Imposta un ordine del giorno
Desideri che la tua riunione online sia il più produttiva possibile. A tal fine, assicurati di definire l’ordine del giorno prima della riunione e che tutti conoscano i punti chiave da discutere.
L’ordine del giorno dovrebbe anche indicare chi tratterà ogni punto della discussione. Assegnando a ogni partecipante un ruolo, ciascuno sarà parte attiva della riunione.
I partecipanti non solo si prepareranno per la riunione in anticipo, si sentiranno anche più coinvolti e collaborativi.
3 – Stabilisci il giusto numero di persone
Cerca di limitare la riunione al numero essenziale di partecipanti. Pensa all’ordine del giorno e a ciò che deve essere discusso e invita solo coloro che parteciperanno attivamente.
Le riunioni di quattro o cinque persone saranno più centrate con meno distrazioni e favoriranno una migliore cultura di collaborazione.
4 – Etichetta per le riunioni da remoto
Due riunioni non dovrebbero mai essere uguali e, sebbene alcune siano meno formali di altre, è fondamentale adottare alcune regole di base, per garantire che si svolgano senza intoppi per tutti gli interessati. Prima della riunione, è necessario controllare la tecnologia (videocamera, audio e connessione di rete).
Tutti i partecipanti dovrebbero cercare di arrivare in tempo, in modo da non ritardare le procedure. Prima dell’inizio dei lavori, trova il tempo per i partecipanti di socializzare e in generale raggiungere gli altri in linea. La riunione dovrebbe iniziare ufficialmente con una lettura dell’ordine del giorno e con il presentarsi di coloro che partecipano alla riunione.
Il buon senso detterà come le persone dovrebbero agire, ma è fondamentale che nessuno interrompa o parli sugli altri quando stanno parlando. Questa è cortesia comune ma anche funzionale, poiché spesso può esserci un ritardo sulla connessione di rete.
5 – Follow-up post riunione
Al termine della riunione, prosegui con un elenco assegnato di punti azione, risultati e scadenze. Questo dovrebbe essere inviato a tutti i partecipanti in modo che sappiano quali saranno i passi successivi da compiere.
Infine, tutto il materiale della riunione deve essere archiviato online, insieme a tutti i documenti generati dai passaggi successivi della riunione. Questo archivio dovrebbe contenere anche una registrazione della riunione stessa, in modo tale che tutti quelli che non hanno partecipato possano aggiornarsi.
Seguendo queste semplici regole, le riunioni che includono lavoratori a distanza dovrebbero svolgersi in modo agevole ed efficace come se tutti fossero nella stanza.
La creazione dell’ambiente perfetto per la sala riunioni, sia lavorando da remoto che in ufficio, dovrebbe essere parte integrante della strategia aziendale.
Link utili
Sharp Italia: https://www.sharp.it/it
