Touchscreen da 8 pollici ideato per la gestione degli ambienti in azienda con supporto decisionale incluso: prenotazioni, cancellazioni, agenda, segnalazioni. Gestibile da remoto, con unico cavo di collegamento POE e sfondo illuminato a LED.

Nato per una gestione intelligente delle sale meeting, Evoko Room Manager Evo è un dispositivo che consente di monitorare in modo efficace l’attività di tutte le sale riunioni all’interno di un’azienda. Si tratta di un elegante schermo touchscreen da 8 pollici, che presenta una serie di funzioni mirate a coordinare il lavoro degli ambienti aziendali e favorirne il corretto utilizzo. È facile da installare e soprattutto intuitivo da usare; non solo, grazie ad una funzione statistica, registra e analizza tutti i dati raccolti nel tempo e, come un vero e proprio manager, fornisce un supporto decisionale aiutando l’azienda a ottenere il massimo beneficio dalle proprie sale riunioni, ottimizzando le risorse all’interno di un ufficio, sia a livello di personale che in termini di strutture. Scopriamone insieme le peculiarità.

Gestione ottimale delle sale meeting

Tramite un’interfaccia intuitiva è possibile prenotare la sala, nonché visualizzare gli incontri futuri già schedulati

Grazie all’interfaccia intuitiva, attraverso uno schermo elegante e sensibile al tocco delle dita, è possibile schedulare una riunione e far sì che tutti sappiano in quale lasso di tempo ogni singola sala è prenotata. Da installare all’esterno di ogni ambiente coinvolto, il pannello di Evoko Room ManagerEVO fornisce tutta una serie di informazioni facilmente consultabili attraverso il display touchscreen. In più, lo sfondo illuminabile con LED di colore verde o rosso, consente di verificare in modo rapido e in tempo reale lo status di prenotazione della sala: naturalmente il verde indica che la sala è libera ed utilizzabile, il rosso che all’interno è in corso un incontro, e che pertanto risulta occupata. Migliorano le dinamiche dell’ufficio, dunque, e vengono facilitate le scelte attraverso un semplice tocco sullo schermo. La sua installazione? Semplice, al pari di un piccolo monitor da fissare a parete, con un unico cavo (POE) utilizzato sia per la comunicazione in rete che per l’alimentazione.

Gestione remota delle attività

Evoko Room Manager EVO è stato progettato per la gestione da remoto e si avvale di un unico cavo di collegamento POE utilizzato sia per la comunicazione in rete che per l’alimentazione

Come una vera e propria rete di controllo, utilizzando Evoko Room Manager EVO è possibile monitorare lo stato di tutti gli ambienti di un ufficio direttamente dal uno o più computer. Grazie ad un’overview globale, la gestione delle attività da remoto consente di schedulare e articolare in modo rapido e semplice tutti gli incontri della giornata o della settimana, favorendo così un notevole risparmio di tempo ed evitando facili contrattempi. Chi vive le dinamiche quotidiane di un grande ufficio, sa benissimo quante volte ci si ritrova a girovagare con degli ospiti nel tentativo di trovare una sala libera, in conseguenza a procedure di prenotazioni poco chiare o all’impiego di tecnologia non all’altezza.

Sincronizzazione dei dati

Lo sfondo illuminato con LED verde o rosso LED, visibile a distanza, indica se la sala riunioni è libera o occupata

Il sistema ideato da Evoko Room Manager EVO comunica direttamente con Microsoft Exchange, Office 365 o Google Apps for Business. Senza l’aggiunta di alcun server extra o nuovo software, in totale sicurezza e senza alcun problema legato alla violazione dei dati, è possibile prenotare degli incontri, ad esempio, con Outlook, Google Calendar o tramite App appositamente ideate. Le stesse prenotazioni effettuate tramite un computer, smartphone o tablet vengono sincronizzate automaticamente con il sistema ideato da Evoko e risultano visibili negli schermi posizionati all’esterno delle sale prescelte. Naturalmente, oltre a schedulare gli incontri, è possibile interrogare il sistema per conoscerne l’agenda delle prenotazioni effettuate in azienda. Le stesse informazioni di base vengono visualizzate automaticamente sullo schermo installato fuori da ogni sala meeting, compresi i tempi di inizio e fine incontro, la durata residua, il tema della riunione, e l’autore della prenotazione. In modo altrettanto rapido, nel caso di necessità, basta un solo click per prolungare una riunione in corso e, qualora lo slot successivo fosse già prenotato, in automatico il sistema ideato da Evoko suggerisce una delle sale disponibili.

Segnalazione guasti

Come abbiamo visto, il nuovo Evoko Room Manager EVO, può essere impiegato in vari modi. Un’ulteriore funzione disponibile riguarda la possibilità di segnalare e rendere visibile la comunicazione sullo schermo qualsiasi tipo di guasto presente all’interno della sala, come potrebbe esserlo ad esempio un proiettore difettoso piuttosto che un microfono mal funzionante.

Cosa cambia con Room Manager Evo

Prima
– Sale meeting prenotate ma non utilizzati.
– Incontri interrotti da persone che bussano per verificare se la sala è libera.
– Prenotazioni doppie per la stessa sala.
– Difficoltà a trovare una sala disponibile.
– Meeting in sale grandi con posti vuoti, contemporaneamente a riunioni in sale piccole sovraffollate con posti in piedi.
Dopo
– Visualizzazione dello stato di prenotazione delle sale: no equivoci o incertezze.
– Illuminazione a LED (verde o rosso) visibile a distanza per indicare se la sala è libera oppure occupata.
– Informazioni di base visualizzate automaticamente sullo schermo: tempi di inizio e fine, durata residua della riunione, il tema dell’incontro, autore della prenotazione.
– Controllo delle sale da remoto e incontri prenotabili tramite computer, smartphone o tablet.
– Disposizione automatica delle sale a seconda delle esigenze, del tema e del numero dei partecipanti.