Il mercato dei sistemi per dibattiti e conferenze offre una vasta gamma di soluzioni che possono comprendere, per la loro gestione, la presenza di un operatore dedicato. Le soluzoni tecnologicamente avanzate per soddisfare al meglio le richieste specifiche di ogni cliente e di ogni impianto.
Un
sistema per dibattiti e conferenze può essere classificato in due
tipologie: un livello semplificato che consente di gestire facilmente la
conversazione e l’ascolto senza il contributo di un operatore; un
livello più avanzato, dove il sistema per la gestione di conferenze
rappresenta un’infrastruttura di comunicazione multilingua, in grado di
facilitare e gestire anche le conferenze internazionali più complesse,
che possono ospitare migliaia di partecipanti provenienti da tutto il
mondo.
Qualità, ergonomia, scalabilità
Un sistema per realizzare dibattiti e conferenze deve innanzitutto avere caratteristiche audio di altissimo livello per garantire la massima intelligibilità delle parole di ogni delegato, la totale assenza di interferenze e il rispetto degli standard di sicurezza. Non meno importante della qualità audio è l’ergonomia del sistema, ovvero la capacità di semplificare le procedure tipiche di una riunione, dalla registrazione dei partecipanti alla discussione e alle votazioni delle proposte, lasciando priorità di gestione al presidente e implementando un sistema di registrazione senza interruzioni. Inoltre, nel caso di conferenze internazionali con traduzione simultanea, deve essere garantito ai traduttori il massimo comfort e la possibilità di operare tanto in loco quanto in postazioni remote. La scalabilità della soluzione e la semplicità di ampliamento last minute sono requisiti necessari per garantire flessibilità e adattabilità alle speciali circostanze del momento. Le unità dibattito, così come le unità per la traduzione simultanea, devono essere progettate per il riconoscimento automatico non appena vengono collegate, al fine di minimizzare i tempi di setup dell’impianto. Un sistema per dibattiti realmente flessibile comporta evidenti vantaggi: è sufficiente collegare l’unità al cablaggio del sistema (dove viene automaticamente riconosciuta), accenderla ed è subito pronta. Ciò significa poter aggiungere o sottrarre unità in base ai requisiti linguistici di un evento specifico e riconfigurare la struttura all’ultimo momento.
I componenti di un sistema per dibattiti
Unità per dibattiti
Le unità per dibattiti devono essere progettate con particolare
attenzione all’ergonomia e alle prestazioni acustiche. Sono disponibili
in versione presidente e delegato, ognuna con altoparlante e controllo
del volume integrati, uno o più collegamenti per cuffie e possibile
opzione per microfoni con steli flessibili di lunghezza diversa. I
modelli di unità differiscono per la tipologia di connessione – cablati o
wireless – e per la presenza di funzioni di votazione, intercom,
display per visualizzare messaggi, riconoscimento del delegato. Che sia
compatta da tavolo o personalizzata con montaggio ad incasso, qualsiasi
unità dovrebbe possedere alcuni requisiti di base in termini di qualità
dei microfoni, altoparlanti speciali per una perfetta intelligibilità
del parlato e immunità completa alle interferenze dei cellulari.
Unità di controllo
L’unità di controllo rappresenta il cuore del sistema per dibattiti e
consente un controllo intuitivo delle riunioni grazie a poche modalità
operative selezionabili dall’utente. L’unità centrale di controllo ha
funzione di alimentatore e di coordinatore delle unità per dibattiti
collegate; generalmente è in grado di realizzare impianti con oltre 100
unità.
Opzioni e accessori
Le principali opzioni disponibili in un sistema per dibattiti e
conferenze sono le funzionalità di votazione, i sistemi di
identificazione dei delegati e i sistemi di traduzione simultanea. Per
distribuire i canali della lingua al pubblico è possibile integrare
trasmettitori wireless ad infrarossi. Inoltre, sono disponibili opzioni
che consentono l’interfacciamento con dispositivi esterni: porte USB per
il collegamento ad un PC e per archiviare le sedute registrate,
collegamenti audio standard per includere eventuali sistemi di
comunicazione al pubblico, collegamenti specifici per l’integrazione di
accoppiatori telefonici per teleconferenze di alta qualità. Nei sistemi
più performanti sono disponibili espansori audio per l’autodiagnosi
acustica e la distribuzione audio in altre zone. Sono anche disponibili
dispositivi CobraNet per la distribuzione in tempo reale di audio
digitale su reti Ethernet. Software di gestione completo, ripetizione
dati votazioni su grandi schermi e integrazione con sistemi di controllo
e touch screen di terzi, infine, sono elementi essenziali che rendono
le soluzioni utilizzabili in qualsiasi contesto, dal noleggio alle
installazioni fisse dei grandi auditorium, dalle sale consiliari alle
sedi governative, sia in ambito privato che nella pubblica
amministrazione. Infine, quando sono richiesti massimi livelli di
sicurezza, tutti i dispositivi sono collegati tramite un cavo in fibra
ottica ad alta velocità, privo di perdite, in grado di creare anche un
backbone sicuro e ridondante.
Sistemi custom
La gamma di 1 disponibile vanta, inoltre, una straordinaria
ricchezza di varianti e accessori e per progetti particolarmente
esigenti alcune aziende offrono direttamente il proprio supporto tecnico
per la realizzazione di soluzioni totalmente custom, in grado di
integrarsi perfettamente in ogni ambiente.
Molte funzioni, molti vantaggi
Qualsiasi unità delegato si scelga, deve essere verificata la
presenza di molteplici funzioni progettate per massimizzare l’efficienza
e la produttività delle riunioni, sia che si tratti di piccole e
semplici riunioni che di grandi convegni internazionali multilingue. La
Tabella 1 evidenzia per ogni principale caratteristica i vantaggi
conseguenti.
Dalle riunioni di piccole e medie dimensioni…
Conduzione e controllo del dibattito
I delegati possono richiedere la parola premendo il pulsante sul
microfono. Multiple richieste vengono posizionate automaticamente su una
lista di attesa, gestita dall’unità centrale di controllo. La
postazione del presidente può registrare le richieste di parola e può
sostituire i delegati con un tasto di priorità che emette un tono di
‘attenzione’ e silenzia tutti i microfoni dei delegati. È utile anche la
presenza della semplice modalità ‘voce’ che non richiede ai delegati di
utilizzare l’interruttore di accensione/spegnimento del microfono,
consentendo dibattiti più rapidi.
Registrazione e identificazione dei delegati
I partecipanti alla conferenza possono essere registrati e
identificati con codici PIN, schede ID o lettori biometrici, come i
lettori di impronte digitali. È anche possibile programmare le
autorizzazioni individuali: così i delegati utilizzano solo alcune
funzionalità, se dispongono dei diritti. In alternativa, si può
implementare una registrazione ‘semplice’ senza identificazione,
premendo un pulsante manuale sull’unità delegato.
Votazione versatile
La funzionalità di base per le votazioni è il voto parlamentare
standard. Con software dedicati è possibile ampliare le funzionalità per
includere la risposta del pubblico, opzioni multiple e votazioni di
valutazione. I risultati possono essere visualizzati immediatamente
sugli schermi dei delegati o sui display di sala dedicati. Il presidente
o l’operatore hanno sempre pieno controllo sull’inizio, la fine e la
sospensione della votazione.
Raccolta e conteggio dei voti
Il conteggio dei voti può essere realizzato con diverse modalità: –
parlamentare; – a favore/contro; – scelta multipla; – sondaggi
d’opinione e risposta del pubblico. L’unità presidente può essere
utilizzata per avviare e arrestare la votazione. La votazione può essere
controllata anche in remoto, da un operatore che utilizza un PC o un
touch screen e i risultati possono essere esportati, in tempo reale e in
vari formati, su display di sala numerici o su maxi-schermi.
Supporto video senza operatore
È possibile visualizzare un’immagine della persona che sta parlando,
visualizzando automaticamente il nome dell’oratore su tutti i monitor,
inclusi quelli utilizzati per la videoconferenza.
…alle conferenze internazionali avanzate
Registrazione di presenze
La registrazione di presenze consente ai delegati di identificarsi
all’ingresso o nella propria unità di conferenza. Le posizioni dei
delegati possono essere dotate di lettori di schede ID che accettano
codici PIN. Per situazioni ad alto livello di sicurezza, alcuni sistemi
possono essere estesi con un lettore di impronte digitali per la
verifica biometrica.
Traduzione simultanea
Quando è necessario l’interpretariato, le cabine acusticamente
isolate possono essere dotate di apposite postazioni interprete.
Ciascuna lingua tradotta viene automaticamente distribuita alle cuffie
collegate alle unità delegato o ai selettori di canale. Per offrire ai
delegati maggiore libertà di movimento, le lingue tradotte possono
essere indirizzate ai ricevitori tascabili, wireless a infrarossi. I
requisiti relativi all’isolamento acustico e ad altre caratteristiche
generali delle cabine interprete sono specificati dallo standard ISO
(Organizzazione internazionale per la standardizzazione): – ISO 2603 –
Cabine fisse per l’interpretariato; – ISO 4043 – Cabine mobili per
l’interpretariato.
Aggiunta di controlli software
Le funzioni software avanzate offrono agli operatori un ulteriore
livello di controllo. Queste funzioni sono destinate alla configurazione
di autorizzazioni, realizzazione di agende, elenco di delegati,
programmazione di schede ID, layout sinottici e votazione elettronica.
Trasmissione IR nei sistemi di traduzione simultanea
Nei
convegni internazionali multilingue è indiscutibilmente importante che
tutti i partecipanti siano in grado di comprendere ciò che viene
esposto. Per questo motivo è indispensabile disporre di un sistema che
consenta agli interpreti di tradurre simultaneamente la lingua del
relatore. Le traduzioni approntate vengono distribuite all’interno
dell’ambiente in cui si svolge il convegno e i delegati possono
selezionare la lingua desiderata e ascoltarla attraverso le cuffie. Il
più efficace metodo di distribuzione della traduzione simultanea è
rappresentato dai sistemi a infrarossi. Il termine infrarossi indica
l’assenza di fili e offre ai delegati piena libertà di movimento. In
questo modo viene assicurata l’integrità delle informazioni poiché i
segnali distribuiti non possono oltrepassare la sala convegni. In
sintesi, il sistema a infrarossi di distribuzione delle lingue consiste
in un trasmettitore, uno o più radiatori e un determinato numero di
ricevitori. Inoltre, sono disponibili diversi accessori come cuffie,
cavi e caricabatterie. Un sistema di distribuzione a infrarossi di buona
qualità garantisce che tutti i delegati presenti nella sala convegni
ricevano i segnali distribuiti senza disturbi. Questo scopo viene
raggiunto utilizzando un numero sufficiente di radiatori in posizioni
pianificate, in modo che le radiazioni a infrarossi coprano l’intera
sala convegni, con la stessa intensità. Diversi aspetti possono
influenzare l’uniformità e la qualità del segnale a infrarossi e devono
pertanto essere tenuti in considerazione durante la pianificazione del
sistema di distribuzione con radiazioni a infrarossi. Ecco quali sono i
principali.
Sensibilità di puntamento del ricevitore
La sensibilità di un ricevitore è ottimale quando questo viene puntato direttamente verso il radiatore.
Footprint del radiatore
L’area di copertura del radiatore dipende dal numero di segnali portanti trasmessi e dalla potenza d’uscita del radiatore.
Illuminazione dell’ambiente
Le lampade fluorescenti, come le lampade TL o le lampade a risparmio
energetico, non devono entrare in conflitto con il sistema, così come
la luce solare o la luce artificiale con lampade alogene fino a 1.000
lux. I sistemi di distribuzione più moderni operano in un range di
frequenze immune alle interferenze dei sistemi di illuminazione.
Oggetti, superfici e riflessi
La presenza di alcuni oggetti nella sala convegni può influenzare la
distribuzione della luce a infrarossi. Giocano un ruolo importante
anche la trama e il colore di oggetti, muri o soffitti. Zone in ombra I
problemi causati da ombre di muri o mobili possono essere risolti
assicurandosi che sia presente il numero sufficiente di radiatori e che
siano ben posizionati in modo che il campo di infrarossi sia in grado di
coprire l’intera sala convegni.
Posizionamento dei radiatori
Le radiazioni a infrarossi possono raggiungere il ricevitore
direttamente e/o mediante i riflessi diffusi, per cui è importante
tenere presente questo fattore per il posizionamento dei radiatori.
Nonostante la situazione ottimale preveda che i ricevitori catturino
direttamente il percorso delle radiazioni a infrarossi, i riflessi
migliorano la ricezione del segnale e non devono essere eliminati. Come
si può vedere dalla Figura 1 i radiatori devono essere posizionati a
un’altezza tale che il passaggio delle persone nella sala non intralci i
raggi. Per sale convegni organizzate concentricamente i radiatori
angolati, posizionati al centro e alla giusta altezza, possono coprire
l’intera area in modo eccellente (Figura 2). In sale con poche superfici
o superfici non riflettenti, come una sala di proiezione, è necessario
che il percorso delle radiazioni a infrarossi sia diretto verso la
platea. Quando la direzione del ricevitore viene cambiata, ad esempio in
base alla variazione dei posti a sedere, è necessario montare i
radiatori agli angoli della sala (Figura 3). Se i posti della platea
sono fissi, il puntamento dei radiatori è diretto e non è necessario
installarne altri sulla parte posteriore. Quando il percorso dei segnali
a infrarossi è parzialmente bloccato, ad esempio in presenza di
ballatoi (Figura 4), è necessario coprire l’area ‘in ombra’ con un
secondo radiatore.
Si ringrazia per il contributo:
– Luca Galli di Bosch Security Systems
www.boschsecurity.it
– Carlo Novelli e Gianpaolo Britti di Intermark Sistemi srl
www.intermark.it